こんにちは、ブログ『今に生きる会社員のための情報ブログ』を運営しているHirokichiです。
徳島出身、工業高専から愛知の大学・大学院へ進学後、大手メーカーに入社。設計職を7年経験し、現在は営業職として働く31歳の会社員パパです。転職を2度経て、今は0歳の娘の子育てにも奮闘中。効率よく働き、家族との時間を確保するにはどうすればいいのか。そんなテーマに日々向き合っています。
📘この本を読んだきっかけ
営業職へ転身してからというもの、メール業務が圧倒的に増えました。社内外に対して、仕様確認や日程調整、時にはクレーム対応まで。文章の書き方1つで相手の受け取り方が大きく変わる――そのプレッシャーに日々悩んでいました。
「もっと早く」「もっと丁寧に」「もっと分かりやすく」。そんなジレンマを抱えていた時に出会ったのが、本書『一生使える ビジネスメールの「型」』（著：海津佳寿美）です。
著者の海津さんは、マナー講師・企業研修講師として活躍されており、これまでに多くの企業研修や著作を通じて「伝わる表現の技術」を提案してきた方です。
🧭本書の構成と概要
本書はメールに苦手意識を持つビジネスパーソンのために、悩まず・早く・正しく書ける「型」を紹介しています。章構成は以下の通り。
- 第１章：今さら聞けないメールの考え「型」
- 第２章：パターンで考える目的とゴールの決め「型」
- 第３章：悩まず、早く書くためのメールの「型」
- 第４章：わかりやすく伝える説明の「型」
- 第５章：相手を嫌な気持ちにさせない表現のし「型」
- 第６章：読む気になってもらう見た目の整え「型」
- 第７章：送信する前の自身の持ち「型」
各章には「報告」「依頼」「送付」「お誘い」など、具体的なシーンで使える定型表現がまとめられており、すぐに実践に活かせる内容が豊富です。
💡読書から得た学びと私の実践
もっとも印象的だったのは、「返信は遅くとも翌日までに」という言葉でした。
当たり前のようで、実は実行できていないことが多い。私は「急ぎでなければ明日でいいや」と後回しにしがちでしたが、この一言で考えが変わりました。
返信の早さは、内容よりも安心感を生みます。特に取引先や他部署からすると、「返信が来ない＝状況が見えない」ことが不安の種になるのです。だからこそ、「早さ＝信頼」だと気づかされました。
また、業務に応じた「型」をそのまま使うのは難しいと感じた反面、頻出フレーズはショートカット登録しておくという工夫を実践。
たとえば、
- 「いつもお世話になっております」→「お」
- 「下記の通りご連絡いたします」→「し」 のように、自分専用の辞書をOutlookに作成。
今では、10秒かかっていた文頭の挨拶が1秒で入力でき、1日に何十回とあるメール対応が格段にスピードアップしました。
👨👩👧パパ目線で伝えたいこと
娘が生まれてから、1日の時間の価値がガラリと変わりました。
これまでなら多少の残業は気にしなかった。でも今は、18時までに保育園へ迎えに行かなければなりません。毎日のタイムリミットがあるからこそ、業務の「質と速度」に常に向き合うようになりました。
その中でも「メール対応の時短」は、最も効果が出やすいポイントです。
- 迷って書き直す時間
- 表現の不安から送信できずに溜まる草稿
- 相手に伝わらずに生まれる往復メール
こうした“見えない時間泥棒”を減らせたのは、本書の影響が大きいです。
家族との時間を確保したいパパ・ママにこそ、読んでほしい一冊です。
📚同じ著者の本もおすすめ
- 『ビジネス文書の「型」大全』
- 『一生使える敬語の基本』
- 『クッション言葉の使い方辞典』
どれも「使える」「丁寧」「相手目線」に立った良書です。
✅こんな人におすすめ
- 営業やサポート業務で大量のメールを処理している人
- 言葉づかいや表現に不安がある新社会人
- 丁寧に書こうとするあまりメールに時間がかかっている人
- 子育て中のパパ・ママ会社員
- 文章力を鍛えたい全てのビジネスパーソン
📝まとめとメッセージ
メールに悩むすべての人に読んでほしい。
『一生使える ビジネスメールの「型」』は、単なるテンプレ集ではなく、「伝わるとは何か」「伝えるとはどういうことか」を考えさせてくれる本です。
自分の思考を言葉にし、それを「型」に落とし込む力。これがあれば、どんな場面でも自信を持ってメールが書けるようになります。
今日からメールの“型”を見直して、余った時間で子どもを笑顔にできたら、それが一番の幸せかもしれません。
